Pengertian dan Tugas Resepsionis

Pengertian Resepsionis : Resepsionis adalah orang yang bertugas sebagai penerima tamu ( di suatu perusahaan, hotel, atau kantor). 

Tugas Resepsionis : 

1. Menyiapkan buku tamu dan formulir tamu

Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua tamu yang datang berkunjung ke organisasi yang bersangkutan. Adapun informasi yang dicatat dalam buku tersebut biasanya meliputi nomor urut, nama tamu, jabatan, alamat, keperluan atau tujuan, jam datang, jam pergi, tanda tangan, dan keterangan. 

Sedangkan formulir tamu adalah formulir yang akan diisi oleh setiap tamu yang berkunjung ke suatu organisasi.

2. Menyusun daftar aktifitas harian pimpinan

Karena tugasnya adalah menerima tamu untuk pimpinan, resepsionis harus tahu seorang pimpinan dapat menerima tamu atau tidak oleh karena itu dia harus mempunyai daftar aktifitas harian pimpinan, yang berisi tentang aktifitas pimpinan pada suatu hari tertentu di perusahaan.

3. Membuat daftar janji temu

Daftar janji temu adalah suatu daftar yang berisi perjanjian antara tamu dengan pimpinan atau sebaliknya untuk bertemu pada suatu waktu yang telah ditetapkan. Jadi dalam daftar ini akan tercantum nama tamu dan pimpinan serta waktu bertemunya. Tetapi biasanya masih ditambah lagi dengan aktivitas dan tempat yang digunakan untuk bertemu. Dari daftar janji temu ini, resepsionis dapat mengetahui kapan harus mempersiapkan untuk menerima tamu yang akan menemui pimpinan. Dalam menyusun daftar janji temu, resepsionis harus bekerja sama dengan sekretaris pimpinan untuk dapat menentukan kapan seorang tamu dapat ditemui oleh pimpinan yang bersangkutan.

4. Mengatur ruang tunggu dan ruang resepsionis

Resepsionis biasanya akan mempunyai ruang kerja sendiri yang terdiri dari dua bagian yaitu Area Kerja Resepsionis dan Area untuk Ruang Tunggu. 

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengatur ruang kerja resepsionis yaitu tentang :

- penggunaan furniture dan pengaturan

- kebersihan

- keadaan lingkungan

- suhu udara

- keadaan majalah dan koran diusahakan jangan sampai kadaluarsa

- penerangan. 

Hal yang tidak boleh dilupakan adalah faktor-faktor yang dapat menunjang terlaksananya fungsi resepsionis, seperti : 

- letak resepsionis harus mudah dijangkau dan dilihat baik oleh tamu yang datang maupun yang sedang menunggu

- resepsionis mudah menunjukkan arah kemana tamu harus menuju dari tempat kerjanya.

    

5. Mengelola file tamu

Tugas resepsionis yang lain adalah mengelola file para langganan atau mitra kerja organisasi yang bersangkutan, baik perorangan atau lembaga. File langganan harus selalu diperbaharui, maksudnya jangan sampai ada file yang sudah tidak digunakan tetapi masih tetap disimpan. Cara menyimpan yang paling mudah adalah disusun menurut abjad dari huruf pertama nama langganan.

Fungsi dari file ini adalah untuk mempermudah resepsionis mengenali setiap langganan atau mitra kerja organisasinya. Sehingga jika seorang langganan datang dapat langsung mengenalnya dan mengurus seperlunya.

Bentuk dari file ini mirip dengan kartu nama, hanya biasanya akan ada catatan khusus tentang ciri-ciri langganan yang bersangkutan. Untuk catatan khusus ini, hendaknya dipilih ciri-ciri tamu yang tidak mungkin atau kecil kemungkinannya untuk berubah, misalnya ciri-ciri fisik.