Hasil Observasi Event Organizer

MANAJEMEN EVENT

HASIL OBSERVASI EVENT ORGANIZER

“MATA AIR COMMUNICATION”

DISUSUN OLEH      : 

AHMAD GIFARI FAUZI

ANINDHIA SARSABELLA P

DWI WINARSI AYUNINGTYAS 

 FITRI PRI INTANIA S. L

IRMA YURRYSKA D

PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MALANG

2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala limpahan Rahmat, Inayah, Taufik dan Hidayahnya sehingga Laporan Hasil Observasi Event Organizer Mata Air Communication ini telah selesai dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana.

Kami ucapkan terima kasih kepada Ibu Lilies Nur Ainie selaku dosen pembimbing mata kuliah manajement event yang telah membimbing kami hingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik.

Mengingat terbatasnya pengetahuan jadi laporan ini diakui masih banyak kekurangan. Oleh karena itu diharapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan  ini.

Akhir kata semoga laporan ini bisa bermanfaat bagi semua pembaca serta semoga bisa di pergunakan dengan semestinya.

Malang, 21 April 2016

                                                     Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

     Pada era globalisasi seperti ini banyak mengalami perubahan. Dulu yang masih secara tradisional hingga sekarang yang sudah berubah menjadi lebih modern. Gaya hidup orang jaman sekarang lebih suka menggunakan jasa, karena kesibukannya maka orang lebih suka segala sesuatu yang serba instan.

     Event organizer (EO) merupakan salah satu inovasi yang tercipta untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh masyarakat sekarang yang gaya hidupnya serba instan. Istilah dari event organizer adalah penyedia jasa profesional penyelenggaraan acara yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dalam membuat acara. 

Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu cliennya untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri. 

     Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen penyelenggaraan event yang profesional. Salah satunya adalah E.O Mata Air Communication yang terletak di jl. Brigjen Slamet Riadi No 192 A Malang.

1.2    Rumusan Masalah

1.      Bagaimana profile Mata Air Communication ?

2.      Struktur organisasi apa yang digunakan pada Mata Air Communication?

3.      Apa saja jobdesc dari bagian-bagian tersebut?

4.      Divisi apa yang berperan paling penting?

5.      Bagaimana cara E.O Mata Air Communication bekerja?

6.      Bagaimana cara merekrut tenaga lepas?

7.      Siapa saja pihak-pihak yang terkait dalam E.O?

8.      

Berasal dari mana pemasok dana saat event berlangsung?

9.      Bagaimana cara pemasaran E.O Mata Air Communication?

10.   Apa saja event yang pernah di kerjakan Mata Air Communication?

11.   Bagaimana cara untuk menentukan anggaran sebuah event?

12.   Bagaimana waktu perencanaan dan persiapan dalam pengerjaan event?

13.   Apakah dalam sebuah pengadaan event dikenakan pajak?

14.   Apa kendala yang sering di hadapi Mata Air Communication?

15.   Apakah pernah gagal dalam pengerjaan event?

16.   Inovasi apa yang paling menonjol  dari E.O Mata Air Communication?

17.   Apa kelebihan dari E.O Mata Air Communication dari EO lainnya?

18.   Apa hal yang pertama dilalukan dalam mendirikan EO?

1.3    Tujuan Masalah

1.      Untuk mengetahui profile EO Mata Air Communication.

2.      Untuk mengetahui struktur organisasi Mata Air Communication.

3.      Untuk mengetahui jobdesc Mata Air Communication.

4.      Untuk mengetahui divisi yang berperan paling penting dalam EO.

5.      Untuk mengetahui cara EO Mata Air Communication bekerja.

6.      Untuk mengetahui cara merekrut tenaga lepas.

7.      Untuk mengetahui pihak-pihak yang terkait.

8.      Untuk mengetahui pemasok dana saat pengerjaan event.

9.      Untuk mengetahui cara pemasaran EO Mata Air Communication.

10.  Untuk mengetahui event yang pernah dikerjakan EO Mata Air Communication.

11.  Untuk mengetahui cara menentukan anggaran sebuah event.

12.  Untuk mengetahui persiapan dalam pengerjaan event.

13.  Untuk mengetahui pengenaan pajak saat pengadaan event.

14.  Untuk mengetahui kendala yang sering dihadapi EO Mata Air Communication.

15.  Untuk mengetahui kegagalan dalam pengadaan event.

16.  

Untuk mengetahui inovasi dari EO Mata Air Communication.

17.  Untuk mengetahui kelebihan dari EO Mata Air Communication.

18.  Untuk mengetahui hal pertama yang dilakukan saat mendirikan EO.

  

BAB II

TINJAUAN TEORI

2.1 Pengertian Event Organizer

Menurut Suseno (2005:13 – 14), membahas tentang EO, tidak lain memiliki pengertian sama dengan sebuah kepanitiaan acara. Mungkin banyak dari kita yang beranggapan bahwasannya organizer hanya merupakan sebuah penyelanggaraan pentas musik sekolah atau umum saja. Tapi sebenarnya lingkup kerja dari pada organizer itu sendiri sangat luas. Organizer merupakan sekelompok orang yang terbagi dalam setiap tim pelaksana, tim pekerja, tim produksi, dan tim managemen yang bekerja khusus untuk melaksanakan deskripsi suatu program acara dari awal acara sampai terwujudnya satu titik penyelesaian yang maksimal dari program acara tersebut. Dalam pelaksanaan sebuah program acara, EO memiliki letak dan posisi kerja yang sangar vital, karena di sini lingkup kerja EO menyangkut tanggung jawab kesuksesan pada saat berlangsungnya acara dari awal sampai akhir acara.

2.2              Jenis-jenis Event Organizer

1.      Event Organizer lapangan untuk mengkoordinasi masa (tim/klien) meliputi planning, konsep dan koordinasi.

2.      Party Planner hanya sebagai merencanakan dan menyediakan kebutuhan (sebatas penyedia).

3.      Event Organizer Broker adalah event organizer yang menghubungkan antara klien dan pihak pemilik event.

4.      Event Organizer Corporate adalah event organizer yang menangani semua acara yang ingin diselenggarakan (khusus untuk corporate event).

2.3              Pemasaran Event Organizer

            Untuk pertama kali memasarkan event yang pertama kali diadakan, memerlukan kepercayaan dan keyakinan bahwa event tersebut dapat berjalan dengan sukses. Orang yang ditugasi memasarkan berani menjamin bahwa keikutsertaan atau partisipasi mereka sebagai sponsor maupun peserta di dalam event ituakanberdampak positif atau mendatangkan keuntungan. Cara yang biasa dilakukan ialah dengan mengajak kerja sama asosiasi, organisasi ke masyarakatan atau perusahaan besar yang tengah berpromosi.Media dan Promosi untuk sebuah event

1.      Above the line (media Cetak dan Elektronik termasuk di dalamnya dengan menggunakan jaringan internet)

2.      Bellow the Line (brosur, leaflet, selebaran, spanduk, banner, promo di suatuacara/event yang berbeda, dsb)

3.      Kombinasi dari keduanya

4.      Promosi bisa dilakukan dengan gathering, launching, konfrensipers, dan

sebagainya.

5.      Bekerjasama dengan Organisasi pemerintahan dan organisasi kemasyarakat

maupun organisasi keagamaan atau bisa juga dengan Asosiasi profesi yang

memiliki sejumlah anggota dan mereka dapat berperan sebagai alat promosi

event tersebut.

2.4  Struktur Organisasi Event

Untuk penyelenggaraan tiap event dibutuhkan struktur organisasi yang berfungsi memudahkan operasional event. Banyak jenis struktur organisasi yang dapat diadopsi untuk event. Tentunya struktur organisasi tersebut harus dapat menunjang kelancaran penyelenggaraan event yang disesuaikan dengan kondisi tiap event. Di bawah ini macam-macam struktur organisasi event organizer.

Struktur event organizer yang focus pada fungsi

Struktur event organizer yang fokus pada program

Struktur event organizer berdasarkan permintaan penyelenggara

Struktur event organizer yang sederhana

Gambar 2.8 Struktur event organizer yang sederhana

Struktur event organizer Network

2.5  Studi Kelayakan Event

Studi kelayakan untuk penyelanggaraan event sangat penting untuk dilaksanakan sebelum event dimulai. Studi kelaykan dilakukan untuk mengetahui kelayakan suatu event diselanggaraka.

Terdapat tiga tahap awal untuk melihat kelayakan event diselenggarakan dengan melakkan tiga tahapan saringan kelayakan. Saringan pertama adalah mengkaji kelayakan pemasaran event, untuk melihat ada pasar yang menginginkan event tersebut diselenggarakan. Saringan kedua adalah untuk melihat kelayakan operasional untuk melihat apakah event dapat dilaksanakan dengan sumberdaya yang dimiliki. Saringan ketiga adalah saringan keuangan ntuk melihat apakah secara keuangan event akan menguntungkan.

Jika ketiga tahap saringan tersebut dilakukan, walaupun harus dilakukan penyesuaian, maka event dikatakan layak untuk diselenggarakan. 

BAB III

HASIL OBSERVASI

2.1 Profil  EO Mata Air Communication

       Mata Air Communication adalah sebuah perusahaan baru yang didirikan pada tahun 2014 oleh orang - orang yang sudah banyak terlibat dan memiliki pengalaman yang baik lebih dari 8 tahun pada bidangnya ( Event Organizer, Tour & Travel dan Advertising ) dan legal secara hukum dengan nama "CV. MATA AIR CREATIVA" pada 30 Januari 2014.

   Pelaku industri Event Organizer , Tour & Travel, dan Advertising di Jawa Timur dan di Kota Malang pada khususnya memang sudah menjamur.

2.2 Struktur Organisasi

2.3 Jobdesc

1.      Finance: Mengatur segala sesuatu yang berkenaan dengan keuangan dan menentukan RAB (Rencana Anggaran Biaya) dalam pengerjaan EO

2.      Operasional Departement: Mengatur serta lebih bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berkaitan dengan kantor secara keseluruhan dalam keseharian

3.      Bussines Departement: Mengatur dalam pemasaran atau halnya lebih ke pekerjaan marketing

4.      Advertising Departement: Menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan periklanan, pamflet, baliho dan banner

5.      

Tour Departement: Lebih menekankan pada pekerjaan yang berkaitan dengan perjalanan wisata

6.      Event Departement: Lebih menekankan terhadap project yang dikerjaan serta pembagian penugasan dalam pengerjaan project

2.4 Divisi yang Berperan Paling Penting

            Divisi yang paling berperan dalam pengerjaan event adalah operational karena operational yang mengatur job yang telah ada dan membagi event tersebut termasuk kedalam event yang bagaimana serta operational juga mengatur pembagian dari jobdesc

2.5 Cara EO Mata Air Communication Bekerja

            Hal yang pertama kali dilakukan oleh Mata Air Communications dalam bekerja adalah Sharing langsung dengan client tentang perencanaan event yang akan dikerjaan sesuai dengan konsep yang sudah dibawa oleh client

            Kedua, setelah melakukan sharing langsung dengan client. Mata Air Communications memecahkan masalah tentang perencanaan bagaimana event berlangsung sesuai dengan konsep yang sudah dibicarakan sebelumnya dengan client

            Ketiga melakukan sharing kembali dengan client untuk menyetujui konsep yang sudah dibuat secara matang dan sesuai dengan keinginan client. Dan apabila sudah disetujui bersama barulah EO melakukan pengerjaan terhadap event

2.6 Cara Merekrut Tenaga Lepas

            Tenaga lepas direkrut oleh EO Mata Air Communication dengan cara melihat ke dalam faktor yang lebih aplikatif atau kemampuan sesuai dengan posisi yang dibutuhkan. Maksudnya adalah tenaga kerja yang diharapkan adalah orang-orang yang mampu dan mau secara langsung turun ke lapangan untuk mengaplikasikan kemampuannya dalam masing-masing bidang yang terdapat di EO tersebut.  

2.7 Pihak-Pihak yang Terkait

            Terdapat beberapa pihak yang terkait dalam pengerjaan suatu event guna memperlancar berjalannya event tersebut. Pihak yang terkait salah satunya adalah Vendor yang berperan sebagai penyedia kebutuhan. Sebagai contoh menyediakan beberapa pilihan tipe  panggung dalam event tertentu sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan.

2.8 Pemasok Dana Saat Pengerjaan Event

            Setiap event yang dikerjakan selalu memerlukan dana yang terbilang cukup banyak. Pendanaan tersebut dipasok oleh  EO Mata Air Communications serta Client yang akan mengadakan event. Akan tetapi pada kenyataannya EO paling banyak dalam pemasokan dana saat pengerjaan event daripada client. Karena tidak sedikit client yang melakukan pembayaran dengan cara termin (pembayaran setelah melakukan pengerjaaan event). Dan pihak terkait untuk membantu anggaran event yaitu dari sponsorship.

2.9 Cara Pemasaran EO Mata Air Communication

            EO mencari perusahaan besar dan terpercaya untuk menjadi target pemasaran. Setelah itu, EO akan mendatangi perusahaan tertentu dengan cara presentasi dalam hal penawaran pengerjaan proyek event serta memberikan keuntungan yang didapat. Selain itu, EO gencar memasang pamflet dan baliho di pinggir jalan dengan tujuan masyarakat dapat mengetahui keuntungan dan kenyamanan dari Mata Air Communication itu sendiri.

2.10 Event yang Pernah di Kerjakan

Event yang pernah dikerjakan oleh Mata Air Communication digolongkan menjadi 3 jenis bidang sebagai berikut:

1)      Bidang Event Organizer:

                  ·   Wedding Planner & Organizer

                  ·   Outbond

                  ·   Music Concert

                  ·   Launching & grand Opening

                  ·   Birthday Party

                  ·   Festival & Exhibition

                  ·   Tour Travel

2)      Bidang Tour And Travel:

                    ·      Tour Package

                    ·      Group / Family Tour

                    ·      Study Excursie / KKL

                    ·      Travel Car Rental

                    ·      Air Ticketting

                    ·      Airport Shuttle

3)      

Bidang Advertising:

                    ·      Wedding Planner & Organizer

                    ·      Outbond

                    ·      Music Concert

                    ·      Launching & grand Opening

                    ·      Birthday Party

                    ·      Festival & Exhibition

                    ·      Tour Travel

2.11 Cara Menentukan Anggaran Sebuah Event

            Anggaran sebuah event bisa ditentukan apabila sudah menentukan tema event yang akan dikerjakan. Jika ada pesanan untuk menggarap event music maka EO akan menentukan anggaran yang dikeluarkan untuk event tersebut. Seperti anggaran untuk memesan perlengkapan panggung kepada vendor tertentu dan anggaran pajak yang dikenakan.

2.12 Persiapan dalam Pengerjaan Event

            Persiapan dalam pengerjaan event dilakukan secara relatif karena tergantung job yang datang sesuai dengan event dan waktu yang telah direncanakan oleh client sehingga EO menyesuaikan jadwal event yang telah ditentukan oleh client, dan biasanya client sudah mempunyai konsep dan EO bertanggung jawab untuk memecahkan bagaimana event dapat berjalan sesuai harapan client.

2.13 Pengenaan Pajak Saat Pengadaan Event

            Setiap event pasti dikenakan pajak, tetapi pengenaan pajak disesuaikan dengan event yang diadakan. Apabila event yang diadakan adalah event yang besar maka pengenaan pajak juga lebih besar, tetapi apabila event yang diadakan tergolong kecil pajak yang dikenakan juga lebih kecil.

2.14 Kendala yang Sering di Hadapi

            Kendala yang sering dihadapi oleh EO Mata Air Communication adalah modal karena setiap client berbeda-beda, ada yang memberi uang muka langsung dan ada yang memberi setelah event dikerjakan.

2.15 Kegagalan dalam Pengadaan Event

            Sebuah kegagalan pasti pernah dialami tetapi sesuai standart kegagalan itu apabila client melakukan complain dengan rasa tidak kepuasaan atas pengerjaan event yang telah dilakukan tetapi apabila gagal saat event berlangsung atau gagal ditengah jalan belum pernah dialami.

2.16 Inovasi EO Mata Air Communication

            Inovasi dari internal lebih mempunyai sistem pekerja yang pasti dan terorganisai dan sesuai (SOP).

2.17 Kelebihan dari EO Mata Air Communication

            Kelebihan dari EO Mata Air Communication dibanding dengan EO yang lain adalah EO Mata Air Communication mempunyai 3 bidang yaitu:

·         Advertising

·         Travel

·         Event Organizer

2.18 Hal Pertama yang di Lakukan saat Mendirikan EO

            Hal pertama yang diperlukan untuk mendirikan EO adalah kemampuan teknis, biaya, kreatif, dan inovatif. Karena dalam event organizer yang dibutuhkan adalah konsep yang menarik agar dapat menarik konsumen dan sponsor serta dari modal juga harus ada agar saat ada proyek event yang di handle

BAB IV

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

       Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang lain daripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.

       Semoga dengan tersusunnya makalah ini dapat memberikan gambaran dan menambah wawasan kita tentang  bagaimana terjun di bidang event organizer, lebih jauhnya penyusun berharap dengan memahami Event Organizer kita semua dapat memahami membangun sebuah event organizer.