Pengertian, Jenis Jabatan, dan Tugas Sekretaris

PENGERTIAN SEKRETARIS:

Kata Sekretaris berasal dari bahasa Latin secretum yang berarti rahasia, sedangkan dalam bahasa Inggris disebut secretary. "Sekretaris adalah seseorang yang dipercaya memegang rahasia atau memperoleh kepercayaan dari atasan untuk menangani masalah surat menyurat dan mengatur pekerjaan rutin, terperinci untuk atasan".(Norman Davis dan Black Burn, 1994:11). 

JENIS JABATAN SEKRETARIS:

1. Berdasarkan  tanggung jawabnya menurut Agus M. (1998:11), yaitu:

a) Sekretaris Organisasi, adalah orang yang memimpin suatu sekretariat, yaitu satuan tempat sekretaris beserta pembantunya melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan tugasnya. 

b) Sekretaris Pribadi, adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh seseorang untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. 

c) Sekretaris Pimpinan, adalah orang yang dipekerjakan dan digaji oleh suatu perusahaan, organisasi, atau yayasan untuk membantu seseorang pimpinan.

2. Berdasarkan ruang lingkupnya menurut Sedarmayanti (1997):

a) Sekretaris Organisasi, adalah seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu. 

b) Sekretaris Pribadi, adalah seseorang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu seseorang tertentu, dan bersifat pribadi. 

c) Sekretaris  Pimpinan, adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor untuk seorang pimpinan tertentu. 

TUGAS SEKRETARIS 

Tugas Sekretaris dikelompokkan menjadi 3, yaitu tugas rutin, tugas khusus dan tugas kreatif.

1. Tugas Rutin

Yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dilaksanakan tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. 

Tugas rutin meliputi:

- Menyusun/membuat surat (korespondensi)

- Menata arsip (kearsipan)

- Mengurus dan mengendalikan surat

- Menerima dan melayani tamu serta bertamu

- Menerima dan melayani telepon serta menelepon 

- Mengatur jadwal acara kegiatan harian pimpinan

- Mempersiapkan pembuatan laporan

2. Tugas Khusus 

Adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan.

Tugas khusus ini meliputi:

- Mempersiapkan rapat dan membuat notulen

- Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan dan lain sebagainya yang sesuai dengan lingkup kerjanya 

3. Tugas Kreatif 

Adalah tugas yang hadir dari kreatifitas sekretaris tanpa harus ada instruksi dari pimpinan dan diluar tugas rutin. 

Tugas kreatif meliputi:

- Membuat perencanaan kerja 

- Mempelajari pengetahuan tentang bank

- Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash) 

- Pemantapan kepribadian 

- Efisiensi kerja

- Pengembangan diri sekretaris 

- Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris 

- Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual aids (alat bantu peraga) 

- Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat bekerja, dan lain-lain