Profesi Dibidang Administrasi

ETIKA PROFESI

PROFESI DIBIDANG ADMINISTRASI

Oleh:

Fitri Pri Intania

Nurdiana Ekka

Windy Kumalasia

2B APK D-III ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MALANG

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Gambaran Umum

Seorang sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu perusahaan/organisasi, dengan perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris semakin penting berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan.

Sekretaris tidak dapat lagi dianggap hanya sebagai juru ketik saja, tetapi tugas sekretaris dari hari kehari semakin berkembang. Dengan berkembangnya tugas sekretaris, sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya yang memerlukan penanganan yang berbeda-beda. Untuk itu seorang sekretaris segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat dengan tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tujuan/sasaran organisasi tercapai dengan bekerja seefisien mungkin.

Oleh karena itu, agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan pekerjaan dengan seefisien mungkin serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Teori Administrasi

Yang dimaksudkan dengan teori administrasi adalah serangkaian usaha untuk melakukan konseptualisasi mengenai apakah yang dimaksudkan dengan administrasi, bagaimana caranya memperbaiki hal-hal yang dikerjakan oleh administrasi, bagaimana menentukan apa yang harus dikerjakan oleh administrator publik, mengapa orang berperilaku tertentu dalam suatu situasi administrasi, dan dengan cara apakah aparatur pemerintah disusun dan dikoordinasi untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Salah satu alasan utama mengapa orang mempersoalkan status keilmuan administrasi, adalah karena administrasi tidak mempunyai inti-teoritis. Banyak teori dalam administrasi, tetapi tidak ada teori dari administrasi.

Para praktisi menggunakan teori administrasi dalam kerangka untuk memberikan rasionale (alasan) dari kegiatan praktis mereka dan untuk membenarkan praktek administrasinya.Arti pentingnya teori administrasi terlihat dari kegunaannya untuk meramalkan dan menerangkan gejala administrasi.

2.2 Jenis-jenis Teori Administrasi

          Ada berbagai beberapa teori administrasi yang dikemukakan oleh Morrow :

a.    Deskriptif       

Peran teori deskriptif lebih menekankan pada penggambaran dan penguraian tentang apa itu administrasi publik, objek studinya, hubungan komponen-komponen di dalam administrasi publik dan hubungan administrasi publik dengan lingkungannya.

b.    Normatif.

Teori normatif menekankan pada pembahasan atas jawaban pertanyaan peran apakah yang seharusnya dimainkan oleh administrasi publik dalam menjalankan kegiatannya, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya. 

c.         Asumtif.

Peran teori asumtif, menurut Bailey teori asumtif berhubungan dengan pertanyaan untuk apa peran-peran birokrasi publik yang akan dimainkan dalam perubahan kebijakan dan untuk menemukan jawaban bagaimana para administrator telah menyumbang terhadap peran pemerintah modern yang bertindak cepat. Setiap administrator publik mempunyai asumsi-asumsi operasional tentang kebiasaan/kelaziman manusia dan tentang apa yang dikerjakan oleh lembaga, tetapi diselidiki ahli teori administrasi publik yang telah memperhalus proposisi-proposisi yang mereka asumsikan.

2.3 Pengertian Administrasi

Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses) yang wujudnya: merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengendalikan, mengawasi, meyempurnakan dan kegiatan-kegiatan semacam itu. Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu yang disebut ”menata”  atau “penataan”. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan. (The Liang Gie & Sutanto,1977)

2.4 Pengertian Etika Profesi

Pengertian Etika profesi menurut Keiser dalam (Suhrawardi Lubis, 1994:6-7) merupakan suatu sikap hidup berupa keadilan untuk dapat memberikan pelayanan yang professional terhadap masyarakat dengan penuh ketertiban serta keahlian ialah sebagai pelayanan didalam rangka melaksanakan suatu tugas yang berupakan kewajiban terhadap masyarakat.

2.5 Pengetian Profesi

Menurut Danin, 2002. Secara estimologi, istilah profesi berasal dari bahasa Inggris yaitu profession atau bahasa latin, profecus yang artinya mengakui, adanya pengakuan, menyatakan mampu, atau ahli dalam melakukan suatu pekerjaan. Sedangkan secara terminologi, profesi berarti suatu pekerjaan yang mempersyaratkan pendidikan tinggi bagi pelakunya yang ditekankan pada pekerjaan.

  

2.5.1 Ciri-Ciri Profesi

Secara umum ada beberapa ciri atau sifat yang selalu melekat pada profesi, yaitu :

a.     Adanya pengetahuan khusus, yang biasanya keahlian dan keterampilan ini dimiliki             berkat pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang bertahun-tahun.

b.    Adanya kaidah dan standar moral yang sangat tinggi. Hal ini biasanya setiap pelaku          profesi mendasarkan kegiatannya pada kode etik profesi.

c.     Mengabdi pada kepentingan masyarakat, artinya setiap pelaksana profesi harus      meletakkan kepentingan pribadi di bawah kepentingan masyarakat.

d.    Ada izin khusus untuk menjalankan suatu profesi. Setiap profesi akan selalu berkaitan dengan kepentingan masyarakat, dimana nilai-nilai kemanusiaan berupa keselamatan, keamanan, kelangsungan hidup dan sebagainya, maka untuk menjalankan suatu profesi harus terlebih dahulu ada izin khusus.

e.     Kaum profesional biasanya menjadi anggota dari suatu profesi.

       2.5.2 Syarat-Syarat suatu Profesi

              Secara umum ada beberapa syarat yang selalu melekat pada profesi, yaitu :

a.         Melibatkan kegiatan intelektual.

b.        Menggeluti suatu batang tubuh ilmu yang khusus.

c.         Memerlukan persiapan profesional yang alam dan bukan sekedar latihan.

d.        Memerlukan latihan dalam jabatan yang berkesinambungan.

e.         Menjanjikan karir hidup dan keanggotaan yang permanen.

f.            Mementingkan layanan di atas keuntungan pribadi.

g.        Mempunyai organisasi profesional yang kuat dan terjalin erat.

h.        Menentukan baku standarnya sendiri, dalam hal ini adalah kode etik.

2.6 Pengertian Sekretaris

     Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

       Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

a. Menurut Braum dan Ramon dalam Saiman (2002:24)

                             Ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala atau pimpinan.

b. Menurut Wursanto dalam Saiman (2002:25)

                             Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

                             Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa seorang sekretaris pada dasarnya asisten yang membantu segala hal pelaksaan tugas agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menjalankan menejemennya.

BAB III

ARTIKEL

3.1 Artikel Sekretaris dalam Perusahaan

Apa yang Anda bayangkan tentang seorang Sekretaris?. Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?.

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.

Jadi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1  Pengertian Sekretaris

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata Secretum dalam bahasa latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata Secretarius dalam bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda. Mengingat Indonesia pernah dijajah oleh Belanda kurang lebih selam 3,5 abad, maka di perkirakan istilah sekretaris yang kita kenal sekarang ini berasal dari kata Secretaries bahasa Belanda. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa menurut asal katanya, sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang di beri tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia Negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang pagawai atau karyawan yang dapat memgang rahasia dalam menjalankan tugas pekerjaannya sehari-hari.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, sedangkan menurut Dann and Ramon , dalam hand book for Government secretary steno-graper, bahawa sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte,mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi.

       Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah, karena membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan  mengikuti jenjang pendidikan formal. Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor. Dan juga diperlukan latihan teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak buahnya agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan seefisien mungkin.

  

4.2 Macam-Macam Sekretaris.

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung sudut peninjauannya

( Sunarto,2006:4)

       1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris yaitu:

     a. Sekretaris Organisasi

Sekretaris organisasi disamping bekerja atas perintah pimpinan, juga memiliki wewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengkoordinasian, menjalakan control, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, sekretaris organisasi membantu melaksanakan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengkoordinasian, pengontrolan, serta penyempurnaan.

   b. Sekretaris Pimpinan

Seorang sekretaris pimpinan tidak berkedudukan sebagai seorang manajer sehingga ia tidak menjalankan fungsi-fungsi manajerial. Sekretaris pimpinan dalam kedudukannya merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah, dan mempelancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.

Tugas dan pekerjaan seorang sekretaris pimpinan lebih banyak menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan:

a.         Telephoning

b.         Surat-menyurat atau korespondensi

c.         Filling atau kearsipan

d.        Menerima dikte

e.         Membuat perjanjian dengan tamu untuk keprluan pimpinan

f.          Membuat Undangan

g.         Menyiapkan rapat pimpinan

h.         Membuat agenda rapat pimpinan.       

2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua sekretaris yaitu:

          a. Sekretaris Junior

          Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah mudah dalam pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior atau sekretaris muda adalah tugas khusus dalam bidang sekretariat, misalnya korespondensi, mengetik, menerima dikte, dan sebagianya.

         b.  Sekretaris Senior

          Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan.

4.3 Tugas Seorang Sekretaris

     Pada dasarnya tugas sekretaris dibagi menjadi tiga kelompok (Sunarto, 2006:13) yaitu sebagai berikut :

       1. Tugas Rutin :

                        Tugas rutin adalah yang dilakukan setiap hari sesuai dengan prosedur yang sudah mapan atau praktek yang sudah lazim, tanpa perlu menunggu perintah atau  mencari waktu khusus untuk melaksanakannya. Tugas rutin sekretaris mencakup pembuatan surat-surat keluar, pengurusan surat-surat masuk, arsip, menerima tamu, making call, acara kegiatan pimpinan, laporan rutin, dan lain-lain.

       2. Tugas Pelaksana Instruksi

                        Tugas pelaksana instruksi adalah tugas yang diperintahkan oleh pimpinan. Tugas ini di perintahkan karena tidak termasuk kedalam kelompok tugas rutin dan harus dikerjakan ditengah-tengah kerja rutin. Tugas instruksi antara lain penyusunan jadwal perjalanan pimpinan, making appointment, pengaturan keuangan, serta persiapan dan penyelenggaran rapat.

       3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif tidak termasuk ke dalam tugas rutin dan instruksi. Tugas ini muncul terinspirasi dalam diri sekretaris sendiri dan dimaksudkan agar bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat lebih berarti dan bermutu. Tugas kreatif berkaitan dengan efisiensi kerja, seperti perencanaan kerja, pengelolaan waktu, dan lain-lain.

Dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni ;mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas wawasan, ketelitian, keterampilan kesekretariatan, mempertimbangkan tindakan sebelum melakukannya.

4.4 Tanggung Jawab Sekretaris

     Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya, ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:

       1.  Tanggung Jawab Individu (Personal Responsibility)

                        Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih baik berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari- hari, antara lain : mempermudah dan mempelancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien, mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya dan memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. Tanggung jawab Individu (Personal Responsibility) sekretaris dekan yakni dengan cara meningkatkan kualitas diri dengan menambah wawasan serta peningkatan kerja.

       2. Tanggung Jawab Dalam ( Internal Responsibility)

             Kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas : Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan, mendukung penciptaan budaya kerja yang positif, dan mengelola bawahan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Pada tanggung jawab dalam (Ineternal Responsibility), sekretaris bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang diberikan.

       3.  Tanggung Jawab Cabang Perusahaan ( Networking Responsibility)

          Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas Network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

       4.  Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris

Merupakan salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab. Tanggung Jawab hukum sekretaris dalam hal ini berperan menjadi wakil pimpinan yang berhubungan dengan pihak ketiga dalam melaksanakan kerja sama. Seorang sekretaris harus segera menyelesaiakan pekerjaannya dalam waktu singkat, maka sekrataris harus dapat meningkatkan kecepatan cara bekerja dan perencanaan kerja di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaannya. Cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh sekretaris untuk semua pekerjaan kantor, sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat tenaga dan waktu.

Sekretaris yang bekerja dengan cara yang efisien akan dapat mencapai kesuksesan dalam bidang pekerjaan. Karena ia dapat bekerja lebih baik dari pada mereka yang tidak mempunyai jiwa efisiensi.

Beberapa faktor yang mempengaruhi sekretaris untuk dapat bekerja dengan efisien yaitu:

            1. Bentuk susunan serta permukaan meja perlu direncanakan dengan tepat agar dapat                    membantu sekretaris untuk tidak merasa lelah, dapat menghemat tenaga,usaha dan                  waktu. Dengan adanya peralatan tersebut pekerjaan sekretaris dapat terselesaiakan                  dengan tepat waktu.

                 2. Kursi, Pada Sekretaris dipakai kursi yang berputar dan mempunyai sandaran tegak agar sekretaris dapat duduk berputar, apabila harus mengetik, mengangkat telepon atau menulis di atas meja tulisnya.

            3. Meletakkan benda-benda yang sering digunakan di atas meja, dan segera mengembalikannya ke tempat semula semua perlatan agar meja tetap kelihatan rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan efisien.

                 4. Alat-alat yang didalam laci disusun dengan penuh pertimbangan, sesuaikan dengan        kepentingan masing-masing alat agar dapat menggunakan alat-alat kantor tersebut          dengan efisien.

            5. Sekretaris juga mengatur ruangan meskipun petugas kebersihan telah membersikan ruangan kantor tersebut, karena kepandaian dalam mengatur ruangan kantor akan menambah efisiensi kerja. Selain dari faktor tersebut, sekretaris membuat jadwal pekerjaan agar pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan dengan efisien sehingga pekerjaannya dapat terselesaiakan tepat waktu.

            Selain dari faktor-faktor tersebut sekretris juga menerapkan kesadaran, keahlian dan kedisiplinan untuk menciptakan cara kerja yang efisinsi.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

     Berdasarkan pembahasan dan pemaparan di atas, maka kami mengambil kesimpulan yaitu dalam melaksanakan tugasnya ada beberapa hal yang harus di perhatikan seorang sekretaris, agar tugas yang dilaksanakannya dapat diselesaikan tepat waktu yakni mempunyai inisiatif dan cara berfikir yang logis, memperluas wawasan, ketelitian, memiliki keterampilan dan pengetahuan kesekretariatan serta mempertimbangkan segala tindakan sebelum melakukan tugas dan tanggung jawabnya.

Seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektif dan seefien mungkin serta melaksanakan tanggung jawabnya. Dengan adanya pengklasifikasian tugas dan tanggung jawab, sekretaris akan lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya sehingga sekeretaris dapat menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu.

     Dalam meningkatkan efisiensi kerja, sekretaris dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti bentuk susunan meja, kursi yang digunakan, peletakan benda yang tersusun pada tempatnya, dan penggunaan alat-alat pada ruangan. Selain dari faktor tersebut  kesadaran, keahlian, dan kidisiplinan juga diterapkan untuk meningkatakan efisiensi kerja.

5.2 Saran

     Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki sekretaris saat ini harus lebih ditingkatkan lagi agar tidak mengalami kesulitan dalam hal melaksanakan tugas-tugasnya baik tugas rutin, instruksi dan kreatif. Sekrataris harus dapat membagi waktunya terhadap tugas yang diberikan sehingga tugas tersebut dapat diselesaikan tepat waktu.